Smart Management: Perlukah Mengubah Gaya Managemen Anda?


“Saya pusing, Pak. Setiap hari selalu ada aja bawahan yang datang bawa masalah. Mulai dari masalah disiplin, tagihan, pengiriman barang, keamanan, … sampai pada masalah orang minta sumbangan. Semuanya harus saya yang menyelesaikan. Ini sangat menggangu saya, saya tidak bisa berkonsentrasi penuh pada pekerjaan saya sendiri untuk memimpin dan mengembangkan usaha. Boleh saya mohon saran Pak Virja untuk mengatasi masalah ini?”

Keluhan ini disampaikan oleh salah satu klien saya.

Masalah tersebut diatas merupakan masalah umum yang terjadi di Indonesia, terutama di perusahaan yang dikelola secara “one-man show”, dimana semua keputusan dan penyelesaian masalah dilakukan oleh satu orang, biasanya pemilik/pemimpin perusahaan.

Salah satu keunggulan gaya manajemen ini adalah keputusan dan solusi masalah bisa dilakukan dengan cepat. Namun kecepatan ini masih tergantung pada kepribadian sang pemimpin. Pemimpin yang cenderung analitis biasanya lambat dalam membuat kaputusan. Dan kwalitas dari keputusan atau solusi masalah yang dibuatnya sangat tergantung pada kompetensi dan kapasitas si pembuat keputusan.

Bila anda selalu melayani dan berusaha menyelesaikan semua masalah yang dihadapi oleh tim anda, maka hampir bisa dipastikan semua masalah, cepat atau lambat, akan diserahkan kepada anda. Dan akibatnya:
1. Anda akan menjadi terlalu sibuk, karena semua masalah bermuara kepada anda
2. Kemampuan Tim anda tidak akan berkembang, karena tidak pernah berlatih untuk menyelesaikan masalahnya sendiri

Lalu, apakah kita akan membiarkan masalah tidak terselesaikan? Mari kita kembali kepada esensi keluhan tersebut diatas, solusi yang diharapkan adalah:
1. Anda tidak banyak diganggu dengan masalah yang bukan masalah anda
2. Tim terbantu dalam mengatasi masalah yang dihadapinya

Untuk mencapai kedua tujuan tersebut, anda perlu dua langkah strategis:
1. Pembenahan Struktur Organisasi
2. Menetapkan Prosedur Penyelesaian Masalah

Pembenahan Struktur Organisasi

Berikut ini beberapa petunjuk praktis yang boleh anda perhatikan dalam merancang “Struktur Organisasi” dalam konteks tujuan tersebut diatas:
1. Identifikasi dan inventarisasi semua potensi masalah
2. Tentukan orang yang relevan untuk mengurus masalah tersebut di organisasi yang sedang anda rancang
3. Membentuk posisi baru bila diperlukan. Bila ada masalah tertentu yang relatif rutin, frekwensinya cukup banyak, dan belum ada orang yang relevan di organisasi anda untuk mengurus masalah tersebut, anda boleh mempertimbangkan untuk membentuk posisi baru untuk mengurus masalah tersebut
4. Bangun budaya diskusi tim. Tidak semua masalah dapat diselesaikan oleh hanya satu orang atau satu fungsi tertentu di dalam perusahaan, ada banyak masalah yang perlu didiskusikan dengan tim yang lain, karena memerlukan kontribusi dari beberapa pihak terkait.
5. Dan yang terpenting, bagaimanapun anda merancang struktur oganisasi, organisasi tersebut harus sesuai dan dapat mendukung strategy usaha anda secara optimal.

Prosedur Penyelesaian Masalah

1. Jangan pernah melayani bawahan anda yang datang dengan masalah, tanpa ide solusinya. Setiap orang yang datang membawa masalah harus dengan ide solusinya
2. Diskusikan beberapa opsi solusi, sampai tercapai kesepakatan solusi terbaik.
3. Bila orang itu memiliki kewenangan untuk melaksanakan solusi yang disepakati, tanyakan dia bisa melaksanakan solusi tersebut?
4. Bila dia tidak bisa, tanya bantuan apa yang dia perlukan agar bisa melaksanakan solusi tersebut? Berikan bantuan yang memadai untuk dapat melaksanakan solusi tersebut.
5. Bila Solusi yang disepakati tidak berada dalam batas kewenangan orang tersebut untuk melaksanakannya, tugaskan orang yang tepat untuk melaksanakannya
6. Evaluasi hasilnya, bila belum tuntas kembali ke butir 2-5 berdasarkan keadaan yang sekarang

Singkatnya, prosedur ini diilustrasikan dalam Gambar 1 di samping ini.

Prosedur Penyelesaian Masalah

Dengan melaksanakan prosedur ini secara konsisten, tim anda akan terlatih dan terampil dalam mengatasi masalah pekerjaan yang dihadapinya. Dan, pada gilirannya anda akan terbebas dari ganguan masalah yang tidak perlu anda tangani, sehingga anda bisa lebih fokus pada tugas memimpin dan memajukan usaha anda.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s